Laporan Skripsi Teknik Informatika Tentang Sistem Informasi Cuti Online Berbasis Web di BATAN

Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, website dimanfaatkan sebagai sarana pertukaran dan pengiriman data. Pemanfaatan tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu, website juga dapat menjadi sarana promosi yang efesien dan sumber informasi yang dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas.

Sebagian besar dari informasi bisnis dan perkantoran saat ini masih dalam format kertas. Bagian ini merupakan bagian perkantoran modern yang tidak berubah. Kertas dokumen masih memenuhi laci-laci penyimpan dokumen. Mencari kembali dokumen-dokumen dari tempat penyimpanan ini dapat menjadi pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang dan sangat jarang ada cadangan (back-up) untuk dokumen seperti ini.

Permasalahan yang dihadapi oleh kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta adalah semua pemrosesan data khususnya pada bagian kepegawaian masih dilakukan secara manual dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti maupun dalam pembuatan laporan setiap bulannya masih menggunakan Microsoft Word maupun Excell, sehingga sering kali menghadapi permasalahan dalam kegiatan oprasionalnya.

Untuk dapat mempermudah para pegawai melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci, bagian kepegawaian diharapkan dapat membuatkan suatu sistem secara online. Para pegawai tidak lagi harus mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet dan mengakses website Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem yang efektif dan efisien berbasis web. Untuk itu penulis mengangkat sebuah tema pada penulisan skripsi ini dengan judul “Sistem Administrasi Data Cuti Pegawai Secara Online Dengan PHP dan MySQL Pada Kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta”

1.2               Rumusan masalahan

Setiap instansi pemerintah selalu dihadapkan pada permasalahan dalam menjalankan suatu kegiatan. Permasalahan tersebut membutuhkan perhatian dan penanganan yang lebih mendalam agar masalah tersebut dapat teratasi dengan baik.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat didefinisikan beberapa masalah untuk mengajukan cuti yang efektif pada kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta yaitu :

1.    Penyimpanan data pribadi pegawai yang masih dalam bentuk arsip dapat memperlambat proses pencarian data pegawai.

2.    Perlu adanya sistem pengajuan cuti yang terkomputerisasi untuk mengganti sistem yang masih bersifat manual.

3.    Form pengajuan cuti masih diisi secara manual, baik oleh pegawai yang mengajukan cuti, bagian Kepegawaian yang memproses cuti, dan Kepala Pusat BATAN Yogyakarta

1.3               Batasan Masalah

Pada penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi masalah pada :

1.       Bahasa pemrograman yang digunakan adalah php dan HTML 5 untuk validasi form.

2.       Perancangan database menggunakan MySQL.

3.       Di dalam sistem ini, untuk tambah, edit dan hapus data hanya

          dilakukan oleh admin yang sudah ditunjuk.

1.4               Tujuan Penelitian

Tujuan diadakan penelitian ini adalah untuk mendapatkan informasi-informasi tentang apa yang dibuat, yang nantinya akan mencapai hasil yang diinginkan.

Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari penelitian yang dilakukan tentang sistem administrasi data cuti pegawai pada kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta adalah sebagai berikut :

1.    Merancang suatu sistem dimana pegawai dapat melakukan cuti secara Online.

2.    Memberikan alternatif solusi untuk memperbaiki permasalahan cuti dan prosedur yang lebih luas lagi yang terjadi pada sistem tersebut agar lebih efektif dan efesien dengan dukungan teknologi.

3.    Dengan hasil penelitian yang dibuat penulis mengenai pemanfaatan Teknologi Informasi, diharapkan bisa dipakai secara efektif dan efisien untuk pengajuan cuti pada aplikasi perkantoran yang ada, sehingga bisa memberi kemudahan untuk mengajukan cuti yang sebelumnya masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi

4.    Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien pada sistem pengajuan cuti bagi pegawai kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta.

5.    Memberikan nilai tambah pada sistem pengajuan cuti yang sebelumnya masih bersifat manual menjadi terkomputerisasi pada kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta agar lebih efektif dan efisien.

6.    Membuat aplikasi sistem pengajuan cuti pegawai pada kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta.

1.5               Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu:

1.        Bertambah wawasan dan penglaman penulis dalam bidang programing dan teknologi informasi dalam hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penulisan tugas akhir.

2.        Merancang suatu aplikasi yang mempermudah para pegawai melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci.

1.6               Metode Penelitian

Penulis telah melakukan riset guna mendapatkan informasi atau data yang akurat mengenai sistem berjalan untuk dianalisa agar penulis dapat mengetahui kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem yang dibahas.

Metode penelitian yang penulis gunakan antara lain :

1.6.1    Metode Pengumpulan Data

            Penulis memperoleh data dengan melakukan riset langsung kepada instansi terkait dalam prosedur yang sistematik dan standar sehingga mendapatkan data-data yang baik dan benar dengan metode pengumpulan data sebagai berikut :

a.      Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan melakuakan pencarian terhadap buku-buku   yang  berhubungan   dengan  penelitian,  karya-karya ilmiah maupun jurnal, artikel,baik yang terdapat di perpustakaan maupun  yang  terdapat  di  internet.  Data-data  yang  berasal  dari buku-buku dan internet, yang dijadikan referensi dalam penyususnan skripsi ini, antara lain: yang berkaitan dengan pemrograman berbasis web.

b.      Wawancara

Wawancara dilakukan dengan cara mewancarai secara langsung pihak-pihak terkait, yang berguna untuk mendapatkan informasi maupun data-data yang dibutuhkan untuk perancangan dan pembangunan system yang akan dibuat, yaitu :

1.      Wawancara terhadap pihak kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta, dengan melakukan wawancara kepada Bapak Poniman sebagai  staf bagian kepegawaian yang berguna untuk mendapatkan data maupun Informasi dan melakukan pengujian terhadap sistem yang dibuat.

2.      Wawancara terhadap responden, dalam hal ini mewakili sebagai pihak pegawai atau pengguna, dengan  melakukan  wawancara kepada bapak  Rahmat Arief yang berguna untuk mendapatkan data-data maupun informasi dan melakukan pengujian terhadap sistem yang dibuat.

Hasil dari wawancara ini, berguna untuk mendukung bahasan  penelitian  ini  dalam  hal  melakuakn perancangan dan membangun sistem, yang dapat menghasilkan rancangan sistem yang dapat memebantu pihak perusahaan dan memberi kemudahan bagi pegawai.

c.       Observasi

Pada metode pengamatan (observasi) ini dilakukan peninjauan dan penelitian langsung di lapangan untuk memeperoleh dan mengumpulkan data yang dibutuhkan. Pengamatan ini dilakukan   pada kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta. Dari hasil pengamatan ini, proses pengajuan dan informasi mengenai cuti secara manual, seperti datang langsung ke bagian kepegawaian, serta data–data tidak tersimpan secara terstruktur, dengan demikian kekurangan- kekurangan  ini  perlu  diatasi,  yang  nantinya  akan memuaskan  para  karyawan  perusahaan.  Observasi dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam perancangan dan  pengembangan sistem.

d.      Studi Literatur

Metodologi  penelitian  ini  merupakan  metodoloogi studi perbandingan, dengan mancari penelitian yang sejenis dengan penelitian ini, lalu mencari kelemahan atau kekurangan dari penelitian sebelumnya.

1.6.2    Metode Perancangan Sistem

Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem untuk perancangan dan pengembangan sistem berbasis web ini, adalah metodologi terstruktur dengan model SDLC (System Development Life Cycle),  yang secara garis besar terbagi dalam tujuh kegiatan utama, yaitu  :

a.        Tahap Perencanaan (Planning)

Yaitu tahap dimana semua pekerjaan dan aktivitas yang dikerjakan  sebelum  aplikasi  ini  diproduksi  secara  nyata,  dalam tahap ini dilakukan :

1.      Feasibility Study

Feasibility Study yaitu membuat studi kelayakan untuk aplikasi yang akan dibuat, dengan melakukan beberapa kegiatan seperti observasi pada instansi yang bersangkutan, dengan melakukan penelitian mengenai proses cuti di kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta.

2.     Alokasi Waktu

Alokasi waktu yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan pembuatan aplikasi, langkah demi langkah mulai dari perencanaan sampai saat aplikasi dapat digunakan.

3.      Cakupan (Scope)

Yaitu  mentukan  batasan  ruang  lingkup  penelitian,  dalam kasus ini yaitu Administrasi Cuti Pegawai Berbasis Web.

b.        Tahap Analisis ( Analysis )

Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang sedang berjalan di kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta, yang masih dilakukan secara manual dan melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul, yang nantinya akan mendapatkan solusi yang terbaik. Kegiatan- kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah:

a.    Prosedur Sistem Berjalan

Melakukan deteksi masalah terhadap sistem yang sedang berjalan di kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta yang masih dilakukan secara manual, dengan melakukan perumusan – perumusan masalah apa saja yang dapat menjadi kendala dari sistem perusahaan ini, sehingga dapat diketahui permasalahanya.

b.    Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan

Setelah melakukan deteksi masalah yang ada, maka mulalilah dilakukan penelitian dan Investigasi secara langsung (Direct probes), yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai, dengan cara wawancara pada pihak instansi maupun pegawai di kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta.

c.    Activity Diagram Sistem Berjalan

Setelah melakukan penelitian dan investigasi awal , maka didapat  data-data  maupun  informasi  yang  dapat  diolah untuk kebutuhan analisa sistem ini, dengan menjelaskan sistem yang berjalan di kantor Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta dan sistem yang diusulkan, dengan menggambarkan proses bisnis menggunakan Activity Diagram.

d.    Spesifikasi Sistem Berjalan

e.   Permasalahan

f.     Alternatif Permasalahan

c.         Tahapan Perancangan ( Design )

Setelah melakukan tahapan analisis, maka dilakukan tahapan desain (perancangan) sitem cuti karyawan ini, dengan merancang dan  menggambarkan proses-proses sistem yang baru. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap peracangan ini, meliputi:

a.    Dekomposisi Fungsi Sistem Usulan

b.    Desain Sistem (UML)

UML bertujuan untuk melakukan pemodelan terhadap pembuatan suatu sistem dengan menggunakan konsep berorientasi objek (object oriented). Antara lain :

a.  Use Case Diagram

b.  Statechart Diagram

c.  Activity Diagram

d.  Package Diagram

 e.  Class Diagram

f.   Sequence Diagram

g.  Component Diagram

h. Collaboration Diagram

i.  Deployment Diagram

c.     ERD (Entity Relationship Diagram)

Perancangan File dari aplikasi cuti pegawai ini, yaitu membuat   peracangan   basis   data,   dengan   merancang diagram hubungan atar entitas, dengan menggunakan tools ERD.

d.    Spesifikasi Basis Data

d.        Tahap Pengembangan (Development)

Program-program dalam aplikasi ini dibagi menjadi 2 kelompok,yaitu application program dan GUI program. Application program terdiri dari :

1. Transaction  program adalah program-program untuk melakukan tugas penanganan akses data ke/dari database, seperti  menambah  data  (add/create),  melihat  data (display), mengoreksi data (update), dan menghapus data (delete).

2. Proses  program  adalah  program-program  untuk  melakukan tugas-tugas (proses) tertentu, misalnya proses upload dan download.

e.         Tahap Ujicoba (Testing)

Pada tahap ini akan dilakukan testing atau pengujian program secara keseluruhan dari aplikasi Administrasi Cuti Pegawai ini. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memastikan agar aplikasi ini sudah benar-benar layak untuk dipublikasikan.

f.         Tahap Implementasi (Implemetation)

Implementasi   adalah   proses   untuk   menerapkan   aplikasi Administrasi Cuti Pegawai yang dibangun agar user dapat menggunakannya. Pada tahap ini, implementasi dilakukan dengan beberapa proses, yaitu :

1. Memberitahu User (Notify User)

2. Melatih User (User Training)

3. Memasangkan Sistem (Install System)

Setelah berhasil melewati semua proses implementasi, berarti aplikasi   Administrasi Cuti Pegawai ini sudah dapat digunakan.

g.        Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

Langkah paling akhir dalam siklus SDLC adalah pengoperasian dan  pemeliharaan  (operations  and  maintenance) yang dijalankan selama aplikasi   website  untuk menganalisis halaman web pada mesin pencari (search engine) ini beroperasi. Selama aplikasi Administrasi Cuti Pegawai ini beroperasi terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan, antara lain:

1.      System Maintenance

Pemeliharaan sistem yang sudah berjalan dan untuk memastikan sistem ini berjalan dengan baik.

2.      Backup & Recovery

Backup database secara berkala, dan jika terjadi kerusakan database dapat dilakukan recovery database.

3.      System Modification & Enhancement

Modifikasi dan penambahan pada sistem yang terjadi sesuai dengan kebutuhan selanjutnya atau perubahan prosedur pekerjaan.

4.      System & Code Review.

Pengecekan sistem ini, jika ada kesalahan kode (coding) atau logika akan dilakukan perbaikan.

1.7               Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan yang akan penulis lakukan adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini mengemukakan Latar Belakang Masalah, Identifikasi Masalah, Batasan Masalah, Maksud Dan Tujuan Penelitian, Metode Penelitian, Waktu Dan Tempat Penelitian Dan Sistematika Penulis Laporan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini memuat uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya dengan masalah penelitian yang sedang diteliti. Fakta-fakta yang dikemukakan sejauh mungkin diacu dari sumber aslinya, dengan mengikuti cara sitasi nama-tahun dalam kurung biasa.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori yang digunakan dalam penulisan skripsi dari kutipan buku, cara penulisan gambar dari pernyataan yang dikutip.

BAB IV RANCANGAN PENELITIAN

Bab ini merupakan bagian yang paling penting dari penelitian, karena bagian ini memuat semua langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan. Bagian ini diharapkan dapat memberikan penjelasan ilmiah, yang secara logis dapat menerangkan alasan diperolehnya hasil-hasil tersebut.

BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini merupakan bagian yang paling penting dari tugas akhir, karena bagian ini memuat semua temuan ilmiah yang diperoleh sebagai data hasil penelitian. Bagian ini diharapkan dapat memberikan penjelasan ilmiah, yang secara logis dapat menerangkan alasan diperolehnya hasil-hasil tersebut.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan secara singkat dan jelas tentang hasil penelitian yang diperoleh sesuai dengan tujuan penelitian. Apabila diperlukan, saran digunakan untuk menyampaikan masalah yang dimungkinkan untuk penelitian lebih lanjut.

Tweet